不同的专家对流程有不同的理解和定义:
马文·M·沃泽尔在《什么是业务流程管理》一书中提到[1]:流程是重复的增值活动的集合,它由组织的人和技术资源实施,其目的是实现共同的业务目标,生产出客户愿意也能够付费购买的产品或服务。
迈克尔·哈默、 詹姆斯·钱皮认为:流程是有精确定义的一个技术术语,它是成组的、相互联系的活动,这些活动一起为客户创造价值。
彼特·芬加认为:业务流程是一组完整的、动态协调的活动,它们相互协同、相互作用,共同为客户交付价值。
彼得·基恩认为流程应该有4个标准:它是周期性的;它对组织能力的某些方面有影响;它可以以不同方式完成,这些方式影响到流 程产生的成本、价值、服务或质量;它需要协调。
托马斯·达文波特认为:流程是为了给特定的客户或市场产出特定产品而设计的一组结构化、精准的活动。
维基百科中提到:业务流程是若干增值活动构成的一个系列或一个网络,它由与之相关的角色或协同者执行,完全是为了实现共同的业务目标。
国际标准化组织在ISO9001:2000质量管理体系标准对流程是这样定义的:流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。
根据我们多年的工作实践和对流程的理解,信睿咨询对流程定义如下:
所谓流程,就是指一系列、连续的、有规律的活动,这些活动以特定的方式进行,并导致特定结果的产生。
在对流程定义的理解过程中,我们要注意:
(1)流程是“一系列、连续的、有规律的活动”:正因为这样,这些“活动”是有先后顺序或并列关系的,同时这种先后或并列关系是连续和有规律的,企业不能违背规律地实施管理。正如迈克尔·哈默、 詹姆斯·钱皮对流程定义中提到的“它是成组的、相互联系的活动”;也如彼特·芬加所说的“业务流程是一组完整的、动态协调的活动”; 还如托马斯·达文波特所说的“一组结构化、精准的活动”。
LTC流程从线索收集、线索验证、分发线索、线索培育、商机确认、商机分类、方案设计、标前引导、标书制作、投标管理、合同谈判、合同签订、合同交接、合同履行、货款管理、服务交接、客户服务、客户投诉管理等是“一系列、连续的、有规律的活动”,这些活动之间关系密切,而且有严密的逻辑关系。
(2)流程是“以特定的方式进行”:在流程运作的过程中,不同公司、不同发展阶段其“活动”之间的运作方式是不同的,即便是同一家公司、相同的发展阶段因为客户需求或者流程目标的不同可能也会导致“活动”之间的运作方式存在差异,因此这种“特定的方式”必须要结合企业实际业务需要,切不可照搬照抄。
比如华为面对运营商业务的项目LTC业务流程与面向政府的智慧城市项目LTC业务流程可能就存在很大的差异,针对不同的客户,LTC业务流程运营的方式就会不同,因为客户需求、流程目标存在差异。
(3)流程是“导致特定结果的产生”:流程最终目的在于创造价值,也就是增值。正如马文·M·沃泽尔对流程的定义中提到的“流程是重复的增值活动的集合”,也如彼得·基恩对流程定义中提到的“这些方式影响到流程产生的成本、价值、服务或质量”。
在企业内部,流程的增值可能体现在效率提升、成本降低、销售增加、利润增长、质量提高、风险降低,也可能体现在客户满意、员工满意,总之,这与每个流程的目的(绩效目标)有关。
如在LTC流程中,销售商机管理流程的增值方式是提升商机转化效率;销售合同评审流程的增值方式是降低合同风险;项目交付流程的增值方式是提升项目交付效率、控制项目交付成本;项目货款管理流程的增值方式为及时回款、降低回款风险。
(4)基于流程目标,优秀流程的每项活动都是增值的。正如迈克尔·哈默、 詹姆斯·钱皮所说“这些活动一起为客户创造价值结果”;也如维基百科中提到的“业务流程是若干增值活动构成的”,这也是企业在进行业务流程再造的核心。
(5)流程的目标是由流程客户决定的。菲利普·科比在《流程思维:企业可持续改进实践指南》一书中提到[2]:“持续满足客户需求是设计流程时无可争议的要求。这意味着我们要消除对目标毫无益处的活动,如果正在进行的工作刚好能够满足客户需求,那么流程便是高效的。”由此可见,企业在进行流程设计时首先要明确流程客户,并充分理解其核心需求,只有这样才能保证流程的每个环节都是有价值的。
虽然,不同人对流程的定义存在这样那样的差异,但以上几点的认知是趋同的,这也是企业在进行业务流程再造时必须注意的。
[1]〔美〕马文.M.沃泽尔. 什么是业务流程管理[M]. 姜胜.译.北京:电子工业出版社,2017:31.
[2] 〔美〕菲利普·科比. 流程思维:企业可持续改进实践指南[M]. 肖舒芸.译.北京:人民邮电出版社,2018:151.